Empfehlungen zur Arbeit mit CoNE - Autoren
Jede natürliche Person sollte
in CoNE nur mit einem einzigen Eintrag erfasst werden. Das gilt auch
für Personen, die im Laufe der Zeit an verschiedenen Max-Planck-Instituten
arbeiten.
Mehrfache Erfassungen von Personen (Dubletten) verschlechtern die
Übersichtlichkeit des Bestandes und vermindern den eigentlichen Mehrwert
von CoNE: Die eindeutige Identifizierung von Personen für die Suche und
Exporte. Deshalb lohnt es sich, eine gewisse Sorgfalt und Mühe in die Pflege des
Bestandes zu investieren.
-
Institutswechsel:
-
Vorhandene CoNE-Einträge können um die neuen Informationen
erweitert werden. In unklaren Fällen sollte das jeweils andere betroffene
Institut kurz informiert werden: z. B. wenn ein Wissenschaftler eine Zeit
lang an beiden MPIs beschäftigt ist.
-
Werden
neue Affiliations zu einer Person hinzugefügt, sollten die bereits
vorhandenen Affiliations belassen werden. Das erleichtert die eindeutige Identifizierung
von Personen.
-
“Hoheit“ über die erfassten Daten sollte jeweils
das MPI haben, an welchem Wissenschaftler gerade tätig
ist.
-
Bei der
Erfassung von alternativen Namensvarianten wird empfohlen, die Einträge
möglichst "schlank" zu halten. Es sollten nur die wirklich für die Eingabe in
den Publikationen benötigten Varianten eingetragen werden - nicht alle
denkbaren und theoretisch möglichen Formen. Zu viele Namensvarianten blähen
die Vorschlagslisten bei Eingabe und Suche schnell auf und verschlechtern
damit die Übersichtlichkeit.
-
Die
(zumindest zusätzliche) Erfassung von ausgeschriebenen Vornamen erleichtert
die eindeutige Identifizierung von Autoren erheblich. Bei der wachsenden
Anzahl an erfassten Personen kann es auf Dauer sehr schwierig werden, nur
anhand der Initialen Unterscheidungen zu treffen.
-
Es
sollten nur die jeweils eigenen Autoren durchgehend in CoNE erfasst
werden. Externe Partner können
aber auch mit-verwaltet werden.
-
Für
externe Personen, die regelmäßig in Publikationen als Partner auftauchen,
können von der MPDL konkrete externe Organisationseinheiten angelegt
werden (z. B. "Universität Hamburg"). Diese können dann mit
eigener ID als Affiliation in CoNE vergeben
werden.
-
Vorsicht beim Löschen von CoNE-Einträgen! Diese können nicht wiederhergestellt
werden. Es sollten keine CoNE-Einträge gelöscht werden, die noch mit
Publikationen in PuRe verknüpft sind. Das kann über die Suche
in PuRe überprüft werden.
-
Zeitliche
Angaben bei den Affiliations: Diese Angaben sind vor allem für die Importe bei
der Migration wichtig, um eine automatisierte Zuordnung zu den jeweils
passenden Affiliations zu gewährleisten. Es ist nicht erforderlich, diese
Angaben darüber hinaus in CoNE zu pflegen. Der Aufwand dafür ist im
Laufe der Zeit relativ groß, es ergibt sich aber wenig Nutzen über die Importe
hinaus - CoNE ist kein Werkzeug zur Verwaltung von
Personaldaten.
-
Werden
Zeiträume für die Affiliations erfasst, empfiehlt es sich dringend,
ausschließlich Jahresangaben zu hinterlegen - ohne Monats- oder Tagesdaten.
Sonst kann es bei Importen zu fehlerhaften Zuordnungen kommen, da in den
Publikationen meist ebenfalls nur Jahresangaben vorhanden
sind.
-
Die
kurzen Felder hinter den einzelnen Metadaten-Feldern in der CoNE-Maske
sollten ursprünglich der Festlegung unterschiedlicher Sprachen dienen. Diese
Funktion hat allerdings unerwünschte Nebeneffekte auf die Suche, weshalb diese
Felder generell leer gelassen werden sollten.
-
Tipp zur
Verkürzung der Vorschlagslisten in Eingabemaske und Suche: Geben Sie
zusätzlich zum Namen noch einen Begriff aus der Affiliation (z. B. aus Ihrem
Institutsnamen) ein. Das ist besonders hilfreich bei sehr häufig vorkommenden
Autoren-Namen.
-
Die
gewählte Instituts-Struktur kann Auswirkungen auf die Suchbarkeit
in CoNE haben: Namen von Abteilungs- und Gruppenleitern in den
Bezeichnungen der jeweiligen Organisationseinheit führen dazu, dass immer auch
alle CoNE-Autoren aus der Abteilung/Gruppe angezeigt werden, wenn
eigentlich nur nach dem Abteilungsleiter/Gruppenleiter gesucht
wird.